Il est rare qu’une entreprise s’occupe de tout et qui internalise toutes les activités. Qu’il s’agisse d’un manque de compétences ou de temps pour confier certaines activités à des prestataires externes, il est souvent sage, même si cela représente parfois un certain coût. Quelles activités devraient être externalisées ?
Clairement, vouloir tout faire, vous risquez souvent de ne rien faire. Même si vous estimez qu’il est essentiel de contrôler tous les éléments, certaines activités vous perdent du temps et vous n’êtes pas rentable quand vous le faites. Un exemple commun ? Payer. La modification de vos bulletins de paie nécessite un savoir-faire rare à maîtriser compte tenu du nombre de règles qui existent sur le terrain. La délégation de la paie permet souvent d’économiser du temps et de l’argent. L’objectif reste donc de vous libérer ou vos équipes des tâches qui ne concernent pas vos missions stratégiques et de simplifier votre organisation.
A lire en complément : Psychologue en orientation : maximisez succès scolaire et carrière
Tâches à externaliser
Pour déterminer quelles tâches doivent être externalisées, vous pouvez commencer par vous poser cinq questions principales à guider vos choix. Quelles sont les activités :
- cela me prend du temps et ne sont pas directement liés à la capacité de fournir mon service ou mon service ?
- qui n’ont pas de valeur ajoutée pour celui-ci ?
- pour lequel, je n’ai pas les compétences internes ?
- qui mobilisent des ressources déjà utiles pour développer mon entreprise ?
- ce qui m’a coûté plus cher que de les externaliser ?
À l’aide de ces quatre questions, vous serez en mesure d’identifier rapidement les activités à déléguer immédiatement.
A lire également : Comment bien recruter un candidat ?
Les principales activités qui sont déléguées
Même si toutes les entreprises ont leur spécificité, la plupart des entreprises déléguent souvent d’abord les tâches suivantes :
1- Comptabilité : c’est une profession qui exige des compétences de maîtrise acquises grâce à la formation d’un comptable. En externalisant, vous laissez la crainte de mal calculer votre TVA et de vous trouver en difficulté par exemple avec Urssaf. Le fait que votre comptabilité est externalisé vous permet également de montrer que vous êtes transparent.
2 — Paie : une tâche très complexe à gérer parce que les lois changent tout le temps et, par conséquent, les calculs de contribution ne sont jamais les mêmes à prendre en compte. Il faut une véritable expertise pour ne pas commettre d’erreurs.
3 — Juridique : de nouvelles lois arrivent constamment à la journée et pour être en conformité avec elles tant en termes de ressources humaines que de sécurité, l’externalisation à un avocat qualifié peut être utile. Surtout si sa présence dans l’entreprise n’est pas nécessaire.
4 — Prospection du centre d’appel/téléphonie : S’il est courant de prendre des rendez-vous vous-même, vous pouvez externaliser votre prospection téléphonique à des entreprises telles que JobPoning qui représente une alternative moderne et rentable pour externaliser ses des campagnes de téléprospection à des professionnels indépendants du secteur et qui ont des équipes dédiées à ce travail.
5 — Réception et rendez-vous téléphonique : cela vous permet de répondre à vos clients et de donner une excellente image de l’entreprise grâce à la présence d’assistants constants sans embaucher une personne à temps plein.
6 — Livraison : Les acteurs spécialisés permettent d’économiser du temps et de l’argent : ils répondent à chaque demande spécifique (courrier pour un document, livraison de gros colis qu’ils ramassent à l’entreprise à des prix compétitifs et économisez des échelles.
7 — Ressources humaines : le recrutement est un art difficile et fastidieux. Il vous distrait parfois des tâches stratégiques. La sélection de curriculum vitae ou d’entretiens menés par une firme de recrutement vous permet d’économiser beaucoup de temps, de sorte que vous ne pouvez rencontrer que des candidats qui conviennent au poste que vous proposez. S’il n’est pas rare de réinternaliser par la suite, cela peut être une difficulté particulière pour vous au début. Elle exige une expertise acquise au fil des ans.
8 — Éditorial : C’est une vraie profession et vous devez écrire bien et rapidement. Passer trop de temps à écrire peut rapidement s’avérer fastidieux et non rentable. La rédaction de brochures, de brochures nécessite un savoir-faire pour se démarquer de la concurrence.
8 — Communication : Vous devez être en mesure de déterminer comment bien communiquer et connaître tous les appareils, leurs avantages et leurs inconvénients afin que vos campagnes restent rentables et pertinentes. Les professionnels vous aident à choisir le bon média mais peuvent également travailler votre communication pour la rendre efficace.
10 — Relations de presse : savoir que les journalistes prennent du temps et la connaissance des sujets qui les intéressent est une véritable profession. Pour réaliser des interviews qui développent votre réputation, des communiqués de presse, sélectionnez des réunions pertinentes… Les appeler peut s’avérer sage.
11 — La gestion communautaire : Vous devez savoir comment animer et y passer du temps. Afin de ne pas avoir de réponses intempestives qui peuvent nuire à votre réputation et à celles de l’entreprise, ou ne jamais laisser un commentaire sans réponse, l’externalisation peut-elle devenir une solution ?
Notez que rien ne vous empêche d’internaliser ultérieurement ces différents domaines si votre activité se développe.