Tout savoir sur le Onboarding

Comment accueillir les nouveaux arrivants dans votre entreprise de la meilleure façon possible ?

C’ est une question qui mérite d’être posée. Merci à Lydie de m’avoir demandé son avis par courriel.

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😉 Soit dit en passant, n’hésitez pas à m’écrire pour me poser vos questions ou me demander un avis sur un sujet particulier, je serais heureux d’échanger avec vous

Dans mes articles précédents, j’ai déjà pu parler de l’expérience des collaborateurs et des mesures concrètes qui doivent être prises pour développer l’engagement avec leurs employés.

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Mais pourquoi configurer un processus d’intégration ?

Il ne suffit plus de concentrer ses efforts sur le processus de recrutement : la marque employeur exige également la mise en place d’un processus d’intégration des nouveaux arrivants.

Investir un temps solide dans l’intégration d’un nouvel employé, il permet :

  • Une meilleure compréhension des valeurs de l’entreprise
  • Pour s’impliquer plus rapidement dans la vie et fonctionnement d’une équipe
  • Se sentir reconnu et valorisé
  • Être opérationnel en moins de temps qu’il ne faut le dire Favoriser
  • l’engagement du nouvel employé
  • D’améliorer la rétention de l’équipe et ainsi réduire le taux de rotation
  • Assurer une meilleure collaboration à long terme
  • Assurer une meilleure efficacité
  • Et stimuler la marque employeur

11 actions à mettre en place pour réussir le processus d’intégration

Le premier jour d’un nouveau poste est un moment clé et décisif dans le succès de l’intégration. Pourquoi ? Juste parce que c’est la première impression réelle que l’employé aura du fonctionnement de l’entreprise, de sorte que vous avez tout intérêt à prendre soin de ce premier jour, de sorte qu’il se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Si vous voulez vous assurer que votre processus d’intégration est à la hauteur, ou si vous voulez en mettre un, je vous invite vivement à suivre chacune de ces étapes. Gardez cependant à l’esprit que le processus d’intégration commence bien avant que l’employé ne soit réellement intégré dans l’entreprise. En fait, il commence dès que l’employé accepte votre offre.

1) Prenez des nouvelles avant votre arrivée en affaires

Trop souvent, les efforts des entreprises se concentrent sur la phase de recrutement pour trouver le joyau rare. Mais une fois que la perle rare a accepté l’offre d’emploi, c’est « silence radio ». Erreur !

L’ intégration des nouveaux arrivants commence bien avant d’entrer dans l’entreprise. Il est essentiel d’échanger avec le candidat, de prendre des nouvelles, de lui dire le code vestimentaire en vigueur dans l’entreprise, de le préparer aux tâches que vous allez lui confier, ou de lui dire comment se déroulera le premier jour. Le lien entre l’employé et l’entreprise est créé dès maintenant !

2) Échange avec les gestionnaires

Avant l’arrivée du nouvel employé, il est essentiel d’échanger avec les gestionnaires concernés sur les modalités de mise en œuvre :

  • Existe-t-il des plans de formation pour cet employé Maintenant ?
  • Y a-t-il un équipement spécifique à commander pour qu’il puisse remplir ses fonctions ?
  • Si l’employé rejoint une équipe multi-sites, devrait-il prévoir un ou plusieurs jours d’intégration pour les équipes au sein des équipes ?

3) Préparation des outils de travail

Si vous connaissez un peu mon expérience professionnelle, vous savez que j’ai rejoint beaucoup d’entreprises différentes, que ce soit directement en tant qu’employé ou fournisseur. Et tu sais ce qui a péché à chaque fois ? Les outils !

Un coup, il manquait un outil, l’autre, je l’avais mais ça n’a pas marché… Il y a une fois, je me suis même retrouvé devant un bureau vide, sans écran, sans ordinateur, sans téléphone, parce que les services concernés n’étaient tout simplement pas au courant de mon arrivée, ou n’avaient pas anticipé.

Si vous voulez éviter cela (et vous le voulez si vous voulez garder une bonne marque employeur), vous devez anticiper l’application et la préparation des outils, dès que le candidat a accepté l’offre d’emploi.

Assurez-vous que tout ce dont vous avez besoin est disponible et fonctionnel à l’arrivée : téléphone fixe, téléphone mobile, ordinateur, écran, compte d’accès au réseau et diverses applications, vêtements et équipements de sécurité si nécessaire, badge d’accès, etc…

Tout doit être fonctionnel à l’arrivée du nouvel employé !

4) Organiser une réunion d’information

L’ intégration d’un nouvel employé est prévue. Dans mon entreprise, il y a une réunion d’information systématique avec le département RH, pour présenter l’entreprise, ses missions, ses valeurs, pour discuter du fonctionnement de l’entreprise, pour traiter des aspects administratifs (signature du contrat de travail, règlement interne, charte informatique, CE, Mutuelle, etc.).

Le nouveau venu reçoit également un pack de bienvenue comprenant :

  • Un livret sur l’entreprise, ses missions, ses valeurs
  • Tous les documents administratifs
  • Le badge d’accès aux locaux Le
  • badge pour la machine à café (indispensable !)
  • Comptes d’accès réseau de l’entreprise Tout l’
  • équipement nécessaire pour effectuer son travail Différents goodies
  • aux

  • couleurs de l’entreprise : stylos, cahiers, porte-clés, porte-cartes, tasses

Enfin, cette rencontre se termine par une visite des locaux et une présentation aux différentes équipes du site.

Un email général est ensuite envoyé à tous les employés de l’entreprise pour les présenter au nouveau venu et leur demander de réserver le meilleur accueil possible.

5) Immersion en équipes

Le collaborateur se retrouve alors immergé parmi les équipes avec lesquelles il travaillera tous les jours. C’est l’occasion de rencontrer vos collègues, votre manager, et aussi de voir qui fait quoi dans l’équipe, quelles compétences et missions sont, mais aussi de découvrir les différents projets en cours.

6) Déjeuner avec le gestionnaire

Personnellement, j’ai l’habitude d’inviter les nouveaux arrivants à déjeuner le premier jour. Cela me permet de mieux découvrir la personne, en plus de ce que j’ai vu dans l’interview. C’est une très bonne façon de créer un lien entre manager et collaborateur, cela nous permet de poursuivre les discussions que nous avons pu commencer sur les missions du collaborateur ou les projets en cours, mais de manière plus informelle, et ensuite soyons francs, être invité à déjeuner est toujours un plaisir (clients qui sont invités par les représentants commerciaux) validera 😉).

7) Organiser une réunion de travail

Il y a un point dont je n’ai pas encore parlé, mais qui semble primordial : le manager doit être aussi disponible que possible pour assurer la meilleure intégration possible de l’employé. J’essaie de réserver la journée complète en général pour l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe.

Être largué dans le grand bain sans savoir quoi faire, où se trouve la documentation, etc., croyez-moi ce n’est pas un plaisir. Et j’ai connu quelques fois.

L’ essentiel de la réunion de travail est de partager avec le gestionnaire :

  • Quels sont les projets en cours ? Quel est leur statut ? Quels sont les objectifs de ces projets et qu’apporteront-ils à l’entreprise ou à l’équipe ?
  • Quelles tâches et projets seront confiés au nouveau venu ?
  • Comment l’équipe est-elle organisée ? Qu’est-ce que ça marche ?
  • Qu’ attend le gestionnaire de ses employés ?

Personnellement, je souligne les compétences, plutôt que les compétences techniques. Ce qui est important pour moi, c’est :

  • Avoir des collaborateurs motivés et impliqués
  • qui sont curieux et cherchent à comprendre et à apprendre
  • qui font preuve d’autonomie et d’initiative et
  • qui prennent des responsabilités, assument la responsabilité de leurs erreurs et cherchent à les corriger plutôt que d’effacer les coutumes ou d’accuser les autres. »quelqu’un d’autre
  • qui n’hésite pas à pousser ma porte s’il est confronté à une difficulté, ou s’il a besoin de conseils, d’arbitrage, etc…

Le mot d’ordre dans l’équipe est l’autonomie et la confiance, et j’insiste vraiment sur que.

8) Nommer un mentor

Pour assurer une bonne intégration dans l’entreprise, nommer un mentor ou un tuteur en intégration peut être une très bonne idée. Cela peut être le manager, mais cela devient encore plus intéressant quand un membre de l’équipe est le tuteur d’intégration. Le nouveau venu est pleinement immergé dans l’équipe et devient membre à part entière de l’équipe en moins de temps qu’il ne faut le dire.

9) Fournir l’accès à la formation

L’ arrivée dans une nouvelle entreprise est souvent synonyme d’une acquisition de connaissances assez lourde : processus d’entreprise, fonctionnement de chaque équipe, méthodes de communication, compréhension des différents outils de travail et applications métier, procédures, etc.

Assurez-vous de donner au nouvel employé accès à toutes les informations nécessaires.

Personnellement, je lui prépare un dossier sur le bureau avec tout ce que vous devez savoir sur les outils, les projets en cours, les processus d’équipe, les procédures, etc… Si j’ai un bon livre sur son travail, je lui en donne une copie. Par exemple, pour le remplaçant que j’ai embauché récemment, je lui ai remis un livre sur les principes fondamentaux de la gestion de projets informatiques. Sans doute qu’il l’aidera 😉

10) Organiser un petit déjeuner avec le patron

Parmi les initiatives intéressantes que j’ai vu était l’organisation d’un petit déjeuner avec le PDG ou PDG de l’entreprise, où il profite de l’occasion pour remercier chacun des nouveaux employés, et de discuter de manière informelle avec eux, ce qui permet d’humaniser les échanges et de briser les barrières. relations hiérarchiques entre eux.

11) Faire le point la première semaine

A la fin de la première semaine, prendre 15 minutes pour faire le point est un bon moyen de conclure l’intégration et de faire le point sur les sentiments de l’employé :

  • Comment se sent-il après ces quelques jours ?
  • Est-ce que

  • le poste et les tâches assignées correspondent à ce qu’il a imaginé ?
  • Il continue avec nous ?
  • Y a-t-il encore des zones d’ombres qui devraient être illuminé ?

12) Organiser une entrevue pour en savoir plus

Il est d’usage d’envoyer un courriel à toute l’entreprise pour accueillir les nouveaux arrivants et indiquer à quel poste ils ont été recrutés. Lydia propose d’aller plus loin, et d’organiser une interview avec le nouveau venu, pour mieux le connaître, savoir qui il est, ce qu’il aime, d’où il vient, etc.).

Elle propose également d’ajouter la photo du nouveau collaborateur pour envoyer du courrier, afin de la présenter. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs emplacements, et où les employés n’ont pas à échanger tous les matins ensemble, la distance oblige.

Je pense que c’est une bonne idée. Veillez cependant à obtenir le consentement du collaborateur pour la diffusion de sa photo, qu’il s’agisse d’une photo interne ou externe.

13) Demander un rapport positif d’étonnement

Je ne l’ai pas pratiqué jusqu’à présent, mais c’est une bonne idée, je pense. Qu’est-ce qu’un positif rapport ?

Cela implique de demander au nouvel employé, à la fin de la première semaine, d’écrire un petit rapport informel, qui nous permet de mieux comprendre comment il a compris le service, mais aussi de changer les choses qu’il a remarquées et qui ne devraient pas l’être.

C’ est une bonne façon d’entamer une conversation avec lui pour savoir quelles sont ses conclusions après cette première semaine : est-ce que le travail proposé répond à ses attentes ? Il continue dans cette équipe ?

Enfin, même si cette évaluation met fin au processus d’intégration et à cette première semaine de travail, il faut garder à l’esprit que l’expérience de l’employé se construit sur la durée de sa présence dans l’entreprise.

La dynamique qui a été créée au cours de ce processus doit ensuite se poursuivre dans le temps : elle doit être ressentie au niveau de l’organisation de l’équipe, mais aussi au niveau de l’entreprise.

Il peut également être intéressant de mettre en place un processus de sortie pour aider les employés qui souhaitent quitter le société.

aussi pour changer les choses qu’il a remarqué et qui ne devrait pas être.

C’ est une bonne façon d’entamer une conversation avec lui pour savoir quelles sont ses conclusions après cette première semaine : est-ce que le travail proposé répond à ses attentes ? Il continue dans cette équipe ?

Enfin, même si cette évaluation met fin au processus d’intégration et à cette première semaine de travail, il faut garder à l’esprit que l’expérience de l’employé se construit sur la durée de sa présence dans l’entreprise.

La dynamique qui a été créée au cours de ce processus doit ensuite se poursuivre dans le temps : elle doit être ressentie au niveau de l’organisation de l’équipe, mais aussi au niveau de l’entreprise.

Il peut également être intéressant de mettre en place un processus d’hors-bord pour accompagner les employés souhaitant

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