Logiciel de recrutement (ATS) : comment ça marche ?

Selon un sondage de l’Ifop publié en février 2022, près d’un tiers des décideurs RH prévoient d’augmenter leurs effectifs cette année. Pour recruter, les entreprises communiquent via leur site internet, les réseaux sociaux, les plateformes et les salons dédiés à l’emploi. Certaines ont également fait le choix d’un logiciel ATS pour les aider dans leur processus.

Qu’est-ce qu’un logiciel ATS ?

Un sondage a été réalisé par Ifop pour Figaro Classifieds sur l’état d’esprit des recruteurs. Publié en février 2022, celui-ci annonce que ‘28% des décideurs RH prévoient d’augmenter leurs effectifs en 2022 ( 9 points), 5% seulement de les réduire, et les 2/3 d’entre eux (67%) de rester à effectif constant.’ 

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Différents canaux permettent les recrutements. Certaines entreprises, pour faciliter leur quotidien, ont opté pour un logiciel de recrutement ATS. Cette solution digitale, nommée ATS pour Applicant Tracking System, comporte différentes fonctionnalités optionnelles, notamment liées à la :

  • diffusion des offres sur différents sites, aussi appelée multiposting
  • correspondance des candidatures avec les attentes de l’entreprise, aussi appelée matching
  • gestion d’une cvthèque
  • programmation des entretiens et leur suivi
  • gestion des relations clients, aussi appelée Customer Relationship Management (CRM)

Selon les options choisies, le prix d’un logiciel de recrutement ATS varie. 

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Comment choisir un logiciel ATS ?

Achat ou abonnement

Dans les grandes lignes, vous trouverez des logiciels à l’achat et en formule d’abonnement. L’un est hébergé sur votre serveur, vous pouvez alors le gérer dans son intégralité, y compris sa maintenance. L’autre est un Saas, c’est-à-dire un Software as a Service, hébergé chez l’éditeur du produit. Pour faire le bon choix, n’hésitez pas à vous tourner vers un professionnel.

Les fonctionnalités du logiciel

Il est évident que vos besoins et votre budget ne seront pas les mêmes si vous travaillez au sein d’une grande ou d’une petite entreprise. De là découlera le choix des fonctionnalités. Mais d’une façon générale, une telle solution doit vous faciliter la vie. L’un des éléments à regarder est l’interface du logiciel. Elle doit en effet être ergonomique et intuitive pour deux raisons. 

La première, car elle aura un impact direct sur l’adoption de l’outil par vos employés ou équipes actuellement en poste. Ils devront modifier leur méthode de travail, la prise en main doit donc être rapide. La deuxième raison concerne la formation des futurs salariés employés au sein de votre service des ressources humaines. Là encore, plus elle sera simple plus vous gagnerez de temps. Enfin, n’oubliez pas le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Un tel logiciel doit être en conformité avec cette réglementation sur les données personnelles. 

Vous l’aurez compris, un logiciel de recrutement ATS doit vous permettre d’optimiser votre temps et votre organisation. Pour bien le choisir, prenez le temps de vous renseigner sur chaque option et sur l’éditeur lui-même. En effet, notamment en mode Saas, il s’agira d’un véritable partenaire. L’évolution de l’outil, les mises à jour peuvent parfois nécessiter un soutien de la part du service client de l’éditeur. Certains proposent notamment des formations pour permettre aux recruteurs d’optimiser la prise en main de chaque fonctionnalité en fonction de ses besoins. 

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel ATS

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel ATS

Lors du choix d’un logiciel ATS, il faut s’assurer qu’il dispose des fonctionnalités essentielles pour faciliter et optimiser votre processus de recrutement. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à prendre en compte :

Gestion centralisée des candidatures

Un bon logiciel ATS vous permettra de gérer toutes vos candidatures depuis une interface unique. Cela inclut la réception des CV, l’enregistrement des candidats dans la base de données, le suivi des étapes du processus de recrutement ainsi que les communications avec les candidats.

Analyse automatique des CV

L’analyse automatique des CV est une fonctionnalité très utile qui vous permettra d’économiser un temps précieux. Le logiciel sera capable de scanner et analyser les CV reçus afin d’extraire les informations pertinentes (expérience professionnelle, compétences, formation) et de les classer selon certains critères pré-définis.

Sourcing facilité

Le sourcing est une étape cruciale dans le processus de recrutement. Un bon logiciel ATS devrait vous offrir plusieurs outils pour faciliter cette tâche : recherche avancée dans la base de données interne ou externe, intégration avec LinkedIn ou autres job boards populaires, alerte email automatisée pour recevoir les profils correspondants à vos critères.

Candidature en ligne simplifiée

L’unification du formulaire de candidature est une fonctionnalité appréciable, qui permettra aux candidats de postuler facilement en remplissant un formulaire unique sur votre site web ou via les réseaux sociaux. Cela facilitera aussi la collecte des informations et leur intégration dans la base de données.

Collaboration en équipe

La collaboration entre les membres d’une équipe recrutement est cruciale. Un bon logiciel ATS devrait donc proposer des fonctionnalités qui facilitent cette collaboration : partage des CV et commentaires, gestion des tâches et rappels, suivi du statut des candidatures.

Rapports et statistiques

Pour améliorer continuellement vos processus de recrutement, il faut des rapports détaillés ainsi que des statistiques pertinentes sur l’efficacité de vos actions (nombre de candidatures reçues, temps moyen pour pourvoir un poste, sources les plus performantes).

Ce ne sont là que quelques-unes des principales fonctionnalités essentielles à rechercher lors du choix d’un logiciel ATS. Il est recommandé d’établir une liste exhaustive de vos besoins spécifiques avant d’effectuer votre recherche afin de trouver le logiciel qui correspond le mieux à votre entreprise.

Les avantages d’utiliser un logiciel ATS dans le processus de recrutement

Les avantages d’utiliser un logiciel ATS dans le processus de recrutement

L’utilisation d’un logiciel ATS présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur processus de recrutement. Voici quelques-uns des principaux bénéfices :

Gain de temps et d’efficacité

Avec un logiciel ATS, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches administratives liées au recrutement, ce qui permet à votre équipe RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques. L’automatisation du tri des CV, la création automatique des profils candidats et l’envoi automatisé des emails sont autant d’exemples qui permettent d’économiser du temps précieux.

Amélioration de la qualité du recrutement

Grâce aux fonctionnalités avancées telles que l’analyse automatique des CV, le logiciel ATS vous aide à sélectionner les meilleurs candidats en fonction des critères spécifiques que vous avez définis. Cela garantit une meilleure adéquation entre les compétences recherchées et celles présentes chez les candidats pré-sélectionnés.

Simplification du suivi du processus

Avec un logiciel ATS, il est facile de suivre toutes les étapes clés du processus de recrutement, depuis la réception de la candidature jusqu’à l’embauche finale. Vous pouvez facilement identifier les étapes où des goulots d’étranglement se produisent et prendre des mesures pour les résoudre rapidement.

Meilleure collaboration en équipe

Le logiciel ATS facilite la collaboration entre les différents membres de votre équipe de recrutement. Grâce à une plateforme centralisée, vous pouvez partager des informations pertinentes.

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