Comment faire simplement un planning de travail avec Excel ?

Le planning de travail Excel est un outil qui permet de planifier et de gérer le personnel. Non seulement il sert à indiquer à l’employeur l’heure d’arriver et de sortir de chaque employé, mais aussi le poste occupé de ce dernier. Les employeurs utilisent le planning pour s’assurer que leurs besoins en personnel sont convenablement comblés.

Sur Excel, il existe différentes manières de réaliser un planning de travail. La plupart sont complexes et entrainent des couts (généralement mensuels). De même, il en existe de gratuits. Nous vous proposons dans cet article une manière simple et rapide pour faire un planning de travail avec Excel.

Les différentes étapes pour créer un planning de travail Excel

Le planning d’horaire est très simple à réaliser quand on s’y prend très bien. Néanmoins, il n’a pas un aspect prédéfini. L’aspect de votre planning de travail Excel dépendra prioritairement de votre objectif.

Établir un planning horaire revient tout simplement à créer des lignes et des colonnes. Celles-ci peuvent comporter par exemple la liste des employés, les heures de travail qui leur sont assignées, la période et les postes.

Mais avant même de faire votre planning sur Excel, il vous faudra établir une liste des tâches qui seront affichées. C’est en fonction de ces taches que vous pourrez mieux établir votre planning.

Rechercher le modèle de planning Excel

Il existe différentes façons pour faire un planning sur Excel. Cependant, la façon la plus simple consiste à utiliser un modèle planning Excel existant. Vous pouvez par exemple télécharger un tableau pour calculer les heures de travail de vos employés. Ensuite, vous pouvez modifier ce tableau en l’adaptant au personnel de l’entreprise. Cette technique est très utile et simple, surtout si vous n’avez pas assez d’expérience dans le domaine.

Il existe également d’autres modèles que vous pouvez télécharger et modifier dans Excel en y renseignant simplement vos données. Vous verrez qu’Excel tiendra compte automatiquement des changements que vous aurez à apporter au document.

Saisir vos informations

Après avoir téléchargé le modèle, ouvrez-le. Lorsque celui-ci s’ouvre, vous verrez une feuille de calcul Excel prédéfini. La mise en forme est déjà faite. Il vous faudra maintenant enregistrer vos informations.

Les informations que vous voyez après ouverture du modèle planning Excel sont fictives. Cliquez sur l’axe du temps qui se trouve en haut du modèle et sélectionnez le diagramme mis en forme. Vous pourrez maintenant ajouter des détails et informations personnelles dans le planning de travail Excel gratuit et le personnaliser.

Modifier l’apparence

Modifier l’apparence de votre planning sous Excel revient à modifier les couleurs, changer la police et la taille de la police. Cette étape permet de faciliter la lecture du planning et de mieux le présenter. Vous pouvez augmenter la taille des cellules, mettre en gras les écritures et modifier les couleurs de remplissage.

Bref, vous avez une multitude de possibilités pour personnaliser votre planning. Toutefois, ne perdez pas de vue l’objectif : la simplicité et la facilité de lecture.

Mettre à jour et communiquer le planning de travail Excel

Ça y est, vous venez d’achever la conception de votre planning de travail Excel. Vous pouvez l’utiliser pour tous les mois à venir en créant une nouvelle feuille de calcul Excel chaque mois. Il vous suffira de cliquer sur « le plus (+) » qui se trouve en bas à gauche de la fenêtre. Vous sélectionnez et copiez ensuite le planning sous Excel du mois passé que vous collez. Vous pouvez ensuite le renommer et ajouter une nouvelle couleur pour le distinguer des feuilles des mois antérieurs.

Après l’avoir établi, il peut être sauvegardé dans le tableau de service sous forme de PDF. Il peut être ensuite imprimé et affiché dans une pièce ou sur un tableau.

Par ailleurs, d’autres employeurs préfèrent l’envoyer aussi par courriels à leurs employés.

Les exigences formelles et légales liées à l’établissement d’un planning de travail Excel

L’établissement d’un planning de travail répond à plusieurs exigences. Cela s’explique par le fait que cet outil est très important pour planifier et orienter les travailleurs.

Par exemple, sur le plan formel, le planning sous Excel doit :

  • Contenir tous les renseignements essentiels des employés ;
  • Avoir un sens pour le créateur et les employés ;
  • Être limité à l’essentiel et simple, mais très explicite ;
  • Avoir un design attrayant.

Ces exigences permettent de rendre le planning de travail Excel gratuit clair et compréhensible même par un nouvel employé de l’entreprise.

En ce qui concerne les exigences légales, elles ne s’appliquent pas à la conception. Cependant, puisque l’employeur utilise le document pour exercer son droit d’instruction, le planning de travail est soumis aux réglementations commerciales.

En effet, le planning sert de document exploité pour calculer la paie des salariés. De ce fait, il revêt un aspect contraignant après sa transition. Il ne peut donc être modifié ultérieurement par l’employeur. Dans le cas où un changement s’imposerait, celui-ci doit être notifié à l’employé au moins sept jours à l’avance. Et ce, conformément à l’article L3121-47 du Code du travail.

En résumé, le planning de travail Excel gratuit est un outil très important pour tout employeur. Et ce, en raison des avantages qu’il leur apporte dans la gestion du personnel de leur entreprise. Cependant, à défaut d’avoir une maitrise parfaite d’Excel pour créer vous-même le tableau de planning de travail Excel, il existe une autre option simple et très pratique. Vous pouvez télécharger un modèle de planning de travail Excel gratuitement et le modifier.

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